Comment gérer ses documents confidentiels en entreprise ?

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Pour éviter l’espionnage industriel et l’usurpation d’identité, les entreprises ont besoin de détruire certains documents confidentiels. De surcroît, il est légalement obligatoire de se débarrasser de certains fichiers contenant les informations personnelles des clients. Ces deux types de documents, qui contiennent des informations sensibles ou privées doivent être archivés ou détruits de manière sécurisée. Quels sont les moyens disponibles pour garantir la sécurité de ses documents d’entreprise ?

Détruire ou archiver les documents imprimés

Afin de garantir la confidentialité de certains documents, les dossiers sensibles et l’archivage sont en général entreposés à l’abri des regards indiscrets, sous clé. Les archives imprimées des données personnelles de vos anciens clients doivent être détruites intégralement selon des critères bien définis, de manière à les rendre inexploitables.

Il existe différents types de destructeurs de documents, pour les faibles volumes, pour des documents confidentiels à la fin d’une réunion stratégique, ou pour les gros volumes d’archives. On utilisera alors des broyeurs de masse, choisissez celui qui correspond à vos besoins.

Gérer la sécurité des documents numériques

La sécurité des documents numérisés et dématérialisés est un problème épineux. La sécurité de vos fichiers numérique n’est pas fiable à 100 %. Malgré la mise en place de documents cryptés et d’échanges chiffrés, la mémoire résiduelle des périphériques de stockage conserve des centaines de données exploitables. Il vous reste alors deux solutions pour améliorer votre sécurité : faire appel à des experts de la sécurité numérique, avec les risques que cela comporte, ou acquérir un destructeur de médias, capable de détruire les clés USB, CD, DVD, comme les disques durs…

Pour certaines informations particulièrement sensibles, il est encore préférable d’utiliser le support papier, plus personnel et destructible à 100 %.

Assurer la confidentialité : le facteur humain

Garantir la fiabilité de ses collaborateurs et des intervenants extérieurs est une précaution de base contre la concurrence et l’espionnage industriel. Il est important de faire signer des clauses de confidentialité pour protéger son entreprise contre un manque de fiabilité lié au facteur humain.

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