Le tampon d’entreprise, c’est ce cachet qui permet d’identifier votre entreprise. Dans les faits, le tampon sert à apposer les mentions légales relatives à votre entreprise sur un document, un courrier, un colis. Il s’agit d’un sceau dont l’apposition sur les documents administratifs tels que les factures et les devis attestent de leur authenticité et de leur fiabilité. Lorsque vous gérez une entreprise, peu importe sa taille, nous vous conseillons de disposer d’un tampon d’entreprise, afin d’authentifier vos documents et courriers. Il se décline d’ailleurs dans des modèles divers selon l’utilisation qui en sera faite.
L’apposition du tampon, est-ce un impératif ?
Le tampon ou le cachet d’une entreprise n’a pas de valeur juridique. De ce fait, il n’est pas obligatoire. Cependant, nous vous recommandons d’en concevoir un et de prendre l’habitude de l’apposer sur vos documents officiels tels que les factures, les devis et autres documents officiels.
Le tampon comporte un aspect pratique, étant donné qu’il intègre les informations relatives à votre entreprise lorsqu’il est apposé à l’encre sur les documents et courriers. S’il est vrai que vous pouvez renseigner toutes ces informations de façon manuscrite, il faut bien admettre que ce travail peut s’avérer chronophage dans le cadre d’une entreprise, où en règle générale, vous êtes face à un nombre important de documents. Dans ces conditions, le tampon d’entreprise vous fait gagner indéniablement du temps.
Avec un tampon personnalisé, votre entreprise gagne en crédibilité auprès de ses collaborateurs, ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires. S’il est vrai que la loi ne l’impose pas, l’apposition du tampon contribue à la notoriété et à la visibilité de votre entreprise. Ce cachet est fonctionnel et facile d’utilisation. En quelques minutes à l’aide d’un tampon, vous aurez apposé le sceau de votre entreprise sur une pile de documents. Sur un document officiel, le tampon revêt d’office une valeur légale, à condition bien sûr d’être accompagné de la signature d’un dirigeant, ou à défaut de celle d’un responsable de l’entreprise.
En outre, si vous êtes un artisan ou exercez une activité assimilée et avez l’habitude de faire des expéditions et packagings dans ce cadre, nous vous conseillons l’utilisation d’un tampon d’entreprise, qui renseigne sur les informations importantes et l’adresse de votre entreprise. Du point de vue du destinataire, une telle attitude sera assurément bien vue et appréciée. Elle révélera votre professionnalisme et renforcera la confiance qu’il place en vous.
Le tampon encreur
Depuis son avènement, le cachet d’entreprise a connu d’importantes évolutions. Aujourd’hui, il est beaucoup plus fonctionnel et se décline dans des modèles variés, dont le tampon encreur. Les tampons encreurs constituent un type particulier de tampon, qui s’adapte de façon optimale à vos besoins. Sur les tampons encreurs administratifs, vous retrouverez les mentions « Validé », « Payé », « Urgent », « Copie ». Dans certaines entreprises, vous pouvez remarquer l’utilisation de tampons encreurs avec les mentions « Confidentiel » ou « Lettre prioritaire ». Ce type de tampon est très utile dans le traitement de plusieurs documents, l’apposition des mentions précédemment évoquées étant alors plus facile que lorsque vous devez procéder par la méthode manuscrite.
En outre, il existe des tampons encreurs personnalisés disponibles sur le marché. Parmi ces tampons, certains se caractérisent par la présence d’éléments de soft-touch qui vous permettent une prise en main facile, avec sécurité. D’autres modèles se prêtent à un usage intensif et se distinguent par une structure métallique, entourée cependant de plastique, afin de vous assurer une utilisation silencieuse et confortable.
Il existe également un type de tampon encreur personnalisé sur lequel vous pouvez mettre les informations légales de votre entreprise. Vous pouvez le modifier à souhait et il vous permet de gagner du temps.
Avec l’un ou l’autre de ces tampons encreurs, vous n’utilisez que la quantité d’encre utile à une apposition parfaite de vos empreintes. Ils sont disponibles avec des encreurs de coloris noir, bleu, rouge et vert.
Outre le tampon encreur, on compte également :
- le tampon en bois ;
- le tampon de poche ;
- le tampon dateur ;
- le tampon numérateur ;
- le tampon horodateur folioteur électronique.
Ce dernier type de tampon est très professionnel et vous aide à gagner un temps précieux. Il rassemble en un tampon unique les mentions de plusieurs appareils de ce type. Il vous permet d’imprimer du texte, de folioter. Il s’avère également intéressant pour imprimer la date et l’heure.
Les mentions légales et obligatoires devant être gravées sur un tampon
Pour un tampon destiné à un usage externe, les mentions suivantes doivent être nécessairement gravées :
- le nom de votre entreprise et sa raison sociale ;
- l’adresse de son siège ;
- les coordonnées de l’entreprise (téléphone, adresse, email, site web) ;
- le statut juridique ;
- le capital social ;
- le RCS et le SIRET ;
- la TVA ;
- le numéro de dossier ;
- la date d’expédition de la commande.
Pour un tampon à usage interne, doivent apparaître :
- la forme juridique ;
- la dénomination sociale ;
- l’adresse du siège ;
- le numéro d’immatriculation :
- la TVA.
L’omission des mentions légales sur un tampon d’entreprise
Nous vous informons que dans certains cas, le tampon peut renseigner uniquement les mentions indispensables comme le nom, l’adresse, le téléphone et le SIRET. Vous le remarquerez le plus souvent lorsque le cachet est destiné uniquement à tamponner le courrier et les bons de livraison. Toutefois, il est important de préciser qu’il n’est pas envisageable d’usurper le cachet d’une entreprise impunément. En effet, il s’agit d’un usage de faux, réprimé par la loi.
En marge de l’utilisation spécifique des entreprises, vous pouvez également utiliser les tampons en tant que particulier. Dans ce cas, il permet l’apposition de votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone.
Nous vous recommandons le tampon de poche pour un usage personnel. Il est particulièrement pratique pour une telle utilisation ponctuelle. Dans tous les cas, pensez à poser votre signature au-dessus de l’apposition. Vous pouvez également intégrer la signature aux mentions que porte le tampon. Les personnes exerçant des professions libérales procèdent très souvent de cette manière sur leurs documents.
